Resturlaub –
Diese Hinweispflichten müssen Arbeitgeber beachten

In vielen Unternehmen hält sich der Glaube, dass nicht genommener Urlaub am Jahresende oder spätestens zum 31. März des Folgejahres automatisch verfällt. Ein Irrtum, der für Arbeitgeber teuer werden kann. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigten aktiv dabei unterstützen, ihren Urlaub rechtzeitig zu nehmen. Welche Hinweispflichten dabei gelten und wann Resturlaub tatsächlich verfällt, hängt von den jeweiligen Umständen ab.

Wann Resturlaub tatsächlich verfällt

Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) beträgt der gesetzliche Mindesturlaub bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage. Dieser Jahresurlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung in die ersten drei Monate des Folgejahres, also bis zum 31. März, ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig. Zu Ersteren zählen beispielsweise saisonale Auftragsspitzen oder technische Probleme im Betriebsablauf, zu Letzteren unter anderem eine Arbeitsunfähigkeit. Liegt ein solcher Grund vor, wird der Urlaub ins Folgejahr übertragen, ohne dass ein gesonderter Antrag gestellt werden muss. Ein Verfall zum Jahresende oder zum 31. März tritt hingegen nur ein, wenn der Arbeitgeber seiner sogenannten Mitwirkungsobliegenheit nachgekommen ist. Das bedeutet: Sie müssen jeden Mitarbeiter konkret dazu auffordern, den Resturlaub zu nehmen, und klar darauf hinweisen, dass die Urlaubstage andernfalls verfallen.

Fehlender Hinweis hebelt auch die Verjährung aus

Ein versäumter Hinweis führt nicht nur dazu, dass der Urlaub aus dem Vorjahr erhalten bleibt. Das BAG hat 2022 klargestellt, dass ohne ordnungsgemäßen Hinweis auch die reguläre dreijährige Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche nicht beginnt.  In der Praxis bedeutet das: Nicht verfallene Urlaubsansprüche können sich über Jahre hinweg ansammeln. Scheidet eine Arbeitskraft aus dem Unternehmen aus, wandelt sich der noch bestehende, nicht genommene Urlaub in einen Anspruch auf Urlaubsabgeltung in Geld um. Arbeitgeber können in solchen Fällen unerwartet mit erheblichen Nachzahlungsforderungen konfrontiert werden.

Typische Fehler in der betrieblichen Praxis

Bei der Information der Mitarbeiter schleichen sich häufig folgende Fehler ein, die den Verfall rechtlich unwirksam machen:

• Der bloße Ausweis auf der Lohnabrechnung: Die reine Angabe der verbleibenden Urlaubstage auf der Entgeltabrechnung informiert zwar über den aktuellen Bestand, enthält aber keine ausdrückliche Aufforderung und Warnung vor dem Verfall. Das reicht rechtlich nicht aus.
• Pauschale Aushänge oder Klauseln: Ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder eine pauschale E-Mail „an alle“ genügt in der Regel nicht. Die Information muss sich konkret auf den jeweiligen Beschäftigten und dessen Urlaubsanspruch beziehen.
• Rechtzeitigkeit unterschätzt: Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, ihren Urlaub noch vollständig zu nehmen. Eine Information erst im Dezember kann daher zu spät sein, wenn die verbleibende Zeit nicht mehr ausreicht.
• Falsche Zahlen durch Berechnungsfehler: Ein Hinweis wirkt nur für die Urlaubstage, die rechnerisch korrekt ermittelt wurden. Wurden Tage falsch berechnet oder gekürzt, verfallen die zu wenig ausgewiesenen Tage nicht.
• Gleichbehandlung von Tarif- oder Zusatzurlaub: Bei Urlaub, der über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgeht, kommt es auf die konkrete arbeits- oder tarifvertragliche Regelung an. Fehlt eine eigenständige Regelung zum Verfall und gelten die gesetzlichen Grundsätze auch für den Mehrurlaub, greifen auch die Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers. Tarif- oder Vertragsregelungen können für den übergesetzlichen Urlaub jedoch eigenständige Verfallsfristen und Voraussetzungen vorsehen.

Sonderkonstellationen: Krankheit, Mutterschutz, Minijob und Ausstieg

Besondere Regeln gelten bei langandauernder Arbeitsunfähigkeit. Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit kann der gesetzliche Urlaubsanspruch 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres erlöschen. Dabei kommt es darauf an, ob die Arbeitsunfähigkeit bereits zu Beginn des Urlaubsjahres bestand oder erst im Laufe des Jahres eingetreten ist und ob der Arbeitgeber zuvor Gelegenheit hatte, seine Mitwirkungsobliegenheiten zu erfüllen. In Bezug auf Mutterschutz und Elternzeit gilt: Nicht genommener Urlaub verfällt während dieser Zeiten nicht nach den normalen Fristen des BUrlG. Für volle Kalendermonate der Elternzeit kann der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch allerdings unter den Voraussetzungen des § 17 BEEG um jeweils ein Zwölftel kürzen. Nicht gekürzter Resturlaub ist nach der Elternzeit nach den gesetzlichen Vorgaben zu gewähren. Minijobber haben arbeitsrechtlich grundsätzlich die gleichen Urlaubsrechte wie Vollzeitbeschäftigte. Die allgemeinen Regeln zu Urlaub und Verfall gelten daher auch für sie. Das gilt ebenso für die Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers, die im bereits gekündigten Arbeitsverhältnis bis zum letzten Arbeitstag fortbesteht.

Auswirkungen für Unternehmen

Von den strengen Vorgaben zur Hinweispflicht sind alle Arbeitgeber betroffen, unabhängig von Betriebsgröße, Branche oder Rechtsform. Um finanzielle Nachteile zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre internen Personalprozesse regelmäßig überprüfen. Dazu gehören insbesondere die Pflege der Urlaubskonten und ein standardisierter Informationsprozess. Da im Streitfall die Beweislast für die Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten beim Arbeitgeber liegt, sollte insbesondere der Zugang der Mitteilung nachvollziehbar dokumentiert werden. Schließlich lohnt sich ein Blick in die bestehenden Arbeitsverträge, um zu prüfen, ob vertraglicher Zusatzurlaub rechtssicher vom gesetzlichen Mindesturlaub getrennt aufgeführt ist.

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